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淺談對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理和利用的思考
鄧涵維
不動(dòng)產(chǎn)登記檔案在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下對(duì)保護(hù)不動(dòng)產(chǎn)所有人和善意第三人及其合法權(quán)益，對(duì)保障交易安全、維護(hù)交易秩序具有重要作用。規(guī)范管理和高效利用不動(dòng)產(chǎn)檔案，對(duì)社會(huì)、個(gè)人、國(guó)家都有十分重要意義。隨著我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記的全面發(fā)展，管理和利用不動(dòng)產(chǎn)登記變得越來(lái)越具有挑戰(zhàn)性。以下筆者以四川省巴中市為例淺談對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理和利用的幾點(diǎn)思考。 巴中不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理和利用現(xiàn)狀 巴中市不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)于2016年3月成立，自成立以來(lái)，嚴(yán)格按照《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢(xún)暫行辦法》等相關(guān)法律法規(guī)操作執(zhí)行，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)材料、圖、表、權(quán)屬來(lái)源及審核材料等做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸盡歸。 檔案存量情況。自2016年3月至2022年3月共歸集不動(dòng)產(chǎn)登記檔案及申請(qǐng)查詢(xún)資料35萬(wàn)余卷。其中權(quán)屬檔案4.7萬(wàn)余卷，預(yù)告檔案8萬(wàn)余卷，預(yù)抵押檔案4萬(wàn)余卷，現(xiàn)房抵押檔案3萬(wàn)余卷，注銷(xiāo)檔案6千余卷，查封、解封檔案2千余卷、在建工程抵押檔案175卷，異議登記2卷，查詢(xún)申請(qǐng)資料8萬(wàn)余份。同時(shí)，巴中市三區(qū)原存量房產(chǎn)檔案40萬(wàn)卷，森林登記檔案15萬(wàn)卷，農(nóng)村承包經(jīng)營(yíng)地檔案30萬(wàn)卷，全市共有存量檔案120余萬(wàn)卷。 日常管理情況。成立了檔案科，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)管理市本級(jí)及三區(qū)城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案。檔案科共有工作人員10名，其中2人為事業(yè)編制，8人為聘用人員。科室設(shè)查詢(xún)接待（政務(wù)大廳窗口）、接收整理、紙質(zhì)檔案管理、電子檔案管理等崗位，實(shí)行AB崗制度?？剖邑?fù)責(zé)對(duì)登記資料進(jìn)行接收、整理、立卷、數(shù)字化加工、排號(hào)上架、提檔、查詢(xún)利用服務(wù)和管理工作。加工整理流程為：排序整理、編碼、掃描、圖像處理、著錄目錄、數(shù)據(jù)掛接、打印封面、目錄、裝訂、穿繩、排號(hào)上架、數(shù)據(jù)備份。 檔案利用情況。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是居民擁有不動(dòng)產(chǎn)的重要憑據(jù)，在精準(zhǔn)脫貧、救濟(jì)保障、干部任用、國(guó)家稅收、法院訴訟、銀行核貸、戶(hù)籍管理、水電氣入戶(hù)、房產(chǎn)交易等領(lǐng)域及活動(dòng)中提供重要的參考依據(jù)。按照《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》《不動(dòng)產(chǎn)登記資料查詢(xún)暫行辦法》規(guī)定執(zhí)行，堅(jiān)持“依法、便民、高效、守密”原則，為辦事群眾提供高效便捷的查檔服務(wù)，在政務(wù)服務(wù)大廳設(shè)置2臺(tái)登記信息自助查詢(xún)機(jī)，除特殊件、集體件外，實(shí)現(xiàn)立等可取。近年來(lái)為辦事群眾、企業(yè)、政府部門(mén)辦理檔案查詢(xún)服務(wù)7.8萬(wàn)余件，其中出具查詢(xún)證明6.8萬(wàn)份，提取檔案復(fù)印件1萬(wàn)余份，每日辦件達(dá)200余件。 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理面臨的挑戰(zhàn) 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案整合難度較大。長(zhǎng)期以來(lái)，受限于傳統(tǒng)的歸檔資源管理方法和理念，對(duì)管理不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資源的關(guān)注不足。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案資源缺乏收集和標(biāo)準(zhǔn)化拉盒使用質(zhì)量很差。明顯的問(wèn)題儲(chǔ)存壓力大以及不能滿(mǎn)足歸檔需要的，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的完整性、安全性受到嚴(yán)重影響。 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化水平低。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案雖然有專(zhuān)門(mén)科室管理。然而，當(dāng)今的檔案管理實(shí)踐已經(jīng)不能滿(mǎn)足社會(huì)對(duì)檔案信息調(diào)閱和使用的需要。在導(dǎo)入和集成過(guò)程中，由于不同階段數(shù)字化轉(zhuǎn)型的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式存在差異，土地位置、土地性質(zhì)、家庭使用和面積等信息可能會(huì)被誤報(bào)或錯(cuò)報(bào)，由于使用文檔獨(dú)特的查詢(xún)系統(tǒng)，在線查詢(xún)無(wú)法識(shí)別，不動(dòng)產(chǎn)登記查詢(xún)窗口依然忙碌。保存文件過(guò)程中存在設(shè)備老舊、更換慢等現(xiàn)象，這使得系統(tǒng)維護(hù)困難，科學(xué)管理薄弱。 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理存在的問(wèn)題 檔案利用效率低。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理信息化程度較低，還是人工歸集、查詢(xún)，幾十萬(wàn)卷的存量檔案還未數(shù)字化處理，同時(shí)未與相關(guān)有權(quán)部門(mén)形成信息共享，利用手段還比較落后。 無(wú)固定專(zhuān)門(mén)存儲(chǔ)檔案場(chǎng)所。大部分是在外租用非專(zhuān)業(yè)庫(kù)房存儲(chǔ)，不能達(dá)到防水、防潮、防霉、防塵、防污染、防日光、防紫外線、防有害生物“八防”要求。同時(shí)，租賃房在承重負(fù)荷上及存放條件上均不能達(dá)到國(guó)家檔案用房的標(biāo)準(zhǔn)，存在一些安全隱患。 管理人員素質(zhì)有待提升。隨著時(shí)代發(fā)展和社會(huì)需要，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理提出越來(lái)越高的要求，部分不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員文化水平較低、專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)能力偏弱，利用現(xiàn)代科技技術(shù)管理不普遍。以及工作人員規(guī)則服務(wù)意識(shí)、職業(yè)保密意識(shí)都應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)。 解決不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理問(wèn)題的建議 加強(qiáng)從事人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案與群眾利益息息相關(guān)，與國(guó)家民生關(guān)系密切。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)和先進(jìn)的管理方式，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行管理，也對(duì)工作人員提出較高要求。各相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理指導(dǎo)，加強(qiáng)管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以保障不動(dòng)產(chǎn)登記檔案科學(xué)、規(guī)范、有效管理。 加快檔案數(shù)字化處理力度。應(yīng)加大投入，加快對(duì)存量檔案和新產(chǎn)生的檔案數(shù)字處理，實(shí)行電腦和紙質(zhì)雙備份，夯實(shí)檔案高效利用基礎(chǔ)。對(duì)檔案利用范圍在保障個(gè)人財(cái)產(chǎn)信息安全的基礎(chǔ)上，依法開(kāi)發(fā)利用好大量數(shù)據(jù)資源、大量房地產(chǎn)信息，對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展和抓好經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作，穩(wěn)定經(jīng)濟(jì)大盤(pán)也將發(fā)揮應(yīng)有作用。 積極建設(shè)好檔案專(zhuān)用場(chǎng)所。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是國(guó)家及千家萬(wàn)戶(hù)固定資產(chǎn)權(quán)屬來(lái)源的重要原始憑據(jù)。為更好的保護(hù)和管理好國(guó)家和人民的檔案，各級(jí)各相關(guān)部門(mén)應(yīng)將檔案專(zhuān)門(mén)場(chǎng)館建設(shè)列入地方財(cái)政預(yù)算，解決好不動(dòng)產(chǎn)登記檔案存放的問(wèn)題，依據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)留足存放空間，使檔案存有所放，管有所地。 加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。依據(jù)相關(guān)政策法規(guī)，應(yīng)相應(yīng)制定檔案管理制度、檔案保管制度、檔案立卷歸檔制度、檔案查閱制度、檔案安全制度、保密制度等，通過(guò)這些規(guī)范把國(guó)家層面的有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的要求落實(shí)到具體工作中，推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案規(guī)范管理和高效利用。 綜上所述，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理，是推進(jìn)國(guó)家不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記政策落實(shí)的重要舉措。加速提高不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理和利用水平，為新時(shí)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案服務(wù)是一項(xiàng)非常重要的工作，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)方法管理和利用，開(kāi)發(fā)利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案價(jià)值，必將使不動(dòng)產(chǎn)登記工作朝著更好方向發(fā)展。 （作者單位：巴中市不動(dòng)產(chǎn)登記中心）
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